Transformé un proceso burocrático de PDFs, firmas físicas e impresiones en un portal web completo que automatiza solicitudes de vacaciones, permisos y ausencias — con firma electrónica, aprobaciones digitales y calendario compartido.
100%
Digital — cero papel
5 min
vs 2-3 días antes
4
Tipos de solicitud
Auto
Agenda en calendario
El problema
Un proceso pensado para oficina, ejecutado en remoto
La empresa usaba un formato PDF oficial para solicitar vacaciones, días de armonía, cumpleaños y permisos. El proceso requería descargar el PDF, llenarlo a mano, imprimirlo, firmarlo, enviarlo al jefe directo, que éste lo imprimiera, firmara y devolviera, luego el director de área lo firmara, y finalmente se enviara a RH para registro. Todo esto... trabajando en remoto.
Además, no existía forma automática de saber quiénes estaban de vacaciones, ni se validaba si dos personas del mismo equipo se ausentaban al mismo tiempo — lo cual ponía en riesgo la continuidad de los proyectos.
❌ Antes
Descargar PDF, llenarlo a mano, imprimirlo
Firmar físicamente y escanear
Enviar por correo al jefe directo
Jefe imprime, firma y devuelve
Director firma también
Enviar todo a RH manualmente
Nadie sabía quién estaba de vacaciones
Riesgo de 2 personas fuera al mismo tiempo
✓ Después (mi solución)
Portal web — todo desde el navegador
Firma electrónica digital
Flujo de aprobación automático
Jefe y director aprueban en 1 clic
RH recibe todo procesado
Calendario compartido se actualiza solo
Valida que no haya 2 ausentes del equipo
Calcula días hábiles sin festivos ni fines de semana
La solución
Portal web con Google Apps Script
Construí un portal web completo usando Google Apps Script como backend y frontend, con Google Sheets como base de datos y Google Calendar para la integración de calendario. El portal maneja todo el ciclo de vida de una solicitud de ausencia: desde el registro del colaborador hasta la generación automática del documento oficial con firmas.
🔐
Autenticación completa
Login, registro de usuarios, recuperación de contraseña. Cada colaborador tiene su cuenta y perfil.
✍️
Firma electrónica
Firma digital dibujada en pantalla o carga de imagen. Elimina completamente la necesidad de imprimir.
📋
4 tipos de solicitud
Vacaciones, día de cumpleaños, días de armonía y permisos especiales. Cada uno con sus propias reglas.
✅
Flujo de aprobación
Jefe directo y director aprueban digitalmente. Sin firmas físicas, sin escaneos, sin correos.
📅
Calendario automático
Al aprobar, se agenda en Google Calendar compartido con todo el equipo. Dice quién está fuera y a quién contactar.
🛡️
Validaciones inteligentes
No permite 2 personas del mismo equipo de vacaciones a la vez. Calcula días hábiles excluyendo festivos y fines de semana.
📄
Documento automático
Genera el formato oficial de la empresa con todos los datos y firmas ya incluidos, listo para enviar a RH.
📊
Historial completo
Registro de todas las solicitudes: aprobadas, rechazadas, pendientes. Todo trazable y auditable.
Flujo del proceso
De la solicitud al calendario en minutos
Flujo de aprobación digitalizado
👤 Colaborador solicita
→
🛡️ Sistema valida
→
👔 Jefe directo aprueba
→
📄 Genera documento
→
📅 Agenda en calendario
→
📨 RH recibe todo listo
Demo interactiva
Prueba el flujo completo
Recorre el proceso paso a paso: llena una solicitud, mira cómo se envía al jefe, y elige si se aprueba o rechaza para ver ambos caminos.
sparky-ausencias-flow
Demo interactiva
1
Solicitud
2
Envío
3
Jefe decide
4
Resultado
5
Envío a RH
📋 Llena tu solicitud
Completa los datos como si fueras un colaborador del equipo.
📤
Enviando solicitud...
Notificando a por correo
✅
Solicitud enviada correctamente
Tu jefe recibió la notificación.
📧
De: Portal Digital
Para:
📋 Nueva solicitud de —
👔 Vista del jefe:
El jefe recibió la solicitud y debe decidir:
Solicitud recibida
¿Qué decide el jefe?
Elige un escenario
🎉
¡Solicitud aprobada!
El jefe firmó digitalmente y el sistema generó el documento.
✅
De: Portal Digital
Para:
✅ Tu solicitud de fue APROBADA
📎 Solicitud__firmada.pdf
📅 Evento creado en Google Calendar
😔
Solicitud rechazada
El jefe no pudo aprobar. Se envió la razón al colaborador.
❌
De: Portal Digital
Para:
❌ Tu solicitud de fue RECHAZADA
⚠️
Verificación antes de enviar
¿Enviar solicitud firmada a Recursos Humanos?
📨
De:
Para: rh@empresa.com (Recursos Humanos)
📎 Solicitud de — [Firmada]
📎 Solicitud__firmada.pdf
📤
Enviando a Recursos Humanos...
🎉
¡Proceso completado!
Recursos Humanos recibió la solicitud. Calendario actualizado.
✅ Flujo completado
✓Solicitud creada y validada
✓Jefe notificado por correo
✓Aprobada y firmada digitalmente
✓Documento PDF generado
✓Calendario actualizado
✓RH notificado con adjunto
Stack técnico
Construido con herramientas accesibles y escalables
Elegí Google Apps Script porque la empresa ya usaba Google Workspace. Esto significó cero costo adicional en infraestructura, despliegue instantáneo y mantenimiento mínimo. Google Sheets funciona como base de datos y Google Calendar como motor de notificaciones.
Google Apps Script
Google Sheets (BD)
Google Calendar
Gmail (notificaciones)
HTML / CSS / JS
Google Docs (templates)
Evolución
Lo que aprendí y hacia dónde va
Este proyecto me enseñó que los mayores impactos no vienen de tecnología sofisticada sino de entender bien el problema. Un portal hecho con Apps Script resolvió lo que meses de PDFs no pudieron. Ahora estoy trabajando en llevar este tipo de soluciones al siguiente nivel con n8n y IA.
⚡ Próximas mejoras planeadas
1
Notificaciones por Telegram / Slack
Conectar n8n para enviar alertas al jefe cuando hay una solicitud pendiente y al colaborador cuando se aprueba o rechaza.
2
Dashboard de métricas en Power BI
Visualizar patrones de ausencias, días consumidos por equipo, tendencias por mes y alertas de capacidad.
3
Bot de consulta con IA
Un bot en Telegram donde el colaborador pregunte "¿cuántos días de vacaciones me quedan?" y reciba la respuesta al instante.
¿Te interesa este tipo de soluciones?
Si tu equipo tiene procesos manuales que se podrían digitalizar, platiquemos.